1С-Рарус

Компания «Кюне+Нагель» структурировала документы с помощью «1С-Рарус»

Филиал компании «1С-Рарус» в Санкт-Петербурге автоматизировал учет документов на логистическом предприятии «Кюне+Нагель». В новой системе «1С:Документооборот КОРП, ред. 2.0» организована работа с 13 000 документов, в том числе через удаленный доступ, автоматизировано 225 рабочих мест. Скорость доступа к документам увеличилась с нескольких минут до нескольких секунд. Договоры четко структурированы. Скорость работы с данными при общении с клиентами увеличилась, стали быстрее решаться вопросы, готовиться предложения, оформляться сделки. Теперь сервис «Кюне+Нагель» стал еще комфортней для клиентов.

Компания «Кюне+Нагель» является крупным провайдером в сфере логистики и работает на российском рынке более 23-х лет. К 2015 году офисы, представительства и дистрибуционные центры «Кюне+Нагель» действуют в 16-ти городах. Это 700 штатных сотрудников и 139 900 квадратных метров площадей.

Сотрудничество компаний «1С-Рарус» и «Кюне+Нагель»  длится более 5-ти лет. За это время реализованы сотни задач в сфере ИТ, непрерывно возникающие у быстро и уверенно растущего бизнеса «Кюне+Нагель». Сегодня «1С-Рарус» оказывает «Кюне+Нагель» услуги по сопровождению систем «1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ» и «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» (работу ведут совместно офисы «1С-Рарус» в Москве и Санкт-Петербурге). Осенью 2015 года успешно завершен проект по внедрению в ИТ-структуру компании системы «1С:Документооборот КОРП, ред. 2.0».

Среди заказчиков и поставщиков «Кюне+Нагель» — крупнейшие российские предприятия из самых разных отраслей, международные компании. С каждым клиентом подписаны индивидуальные договоры, согласованы десятки, а то и сотни приложений, в архивах хранятся все информационные письма. К началу 2015 года реестр договорных документов «Кюне+Нагель» достиг 13 000 записей. Это более 10 ГБ отсканированных документов.

Увеличение числа и расширение географии офисов и сотрудников, вовлеченных в работу с договорами, потребовало пересмотра существовавшей схемы ведения реестра «вручную» и внедрения новой автоматизированной системы, отвечающей современным требованиям бизнеса.

Среди таких требований основными стали следующие:

1)Доступ к реестру документов для сотрудников из всех подразделений компании.

2)Отслеживание статусов договоров.

3)Проведение масштабной проверки корректности данных в реестре и в дальнейшем оперативное отслеживание некорректной информации; минимизация рисков ошибок при ручном вводе данных.

4)Ускорение работы с реестром и базой документов, повышение удобства для всех сотрудников.

5)Разграничение прав доступа к документам для сотрудников определенных отделов в целях информационной безопасности.

Вместе с тем, новая программа потребовала обязательного наличия WEB-приложения для работы пользователей — это обусловлено широкой территориальной распространенностью бизнеса, необходимостью доступа к документации из разных точек страны и из разных офисов. WEB-приложение не требует установки и поддержки локальных клиентов, что заметно снижает нагрузку на ИТ-отдел.

Успешное использование в работе «Кюне+Нагель» систем «1С» определило выбор в пользу продукта этой фирмы. К реализации проекта привлекли давнего партнера — компанию «1С-Рарус», специалисты которой рекомендовали к внедрению систему «1С:Документооборот  КОРП, ред. 2.0».

Моделирование процесса работы с документами на старте проекта помогло определить список дополнительных требований к системе. Так, типовой функционал существенно облегчил работу сотрудников с реестром, а внесенные изменения позволили автоматизировать часть работы, связанную с выбранной структурой организации данных, например, назначение прав доступа к документам.

Новая система охватила 228 рабочих мест, включая 3 технических. В сентябре 2015 «1С:Документооборот КОРП, ред. 2.0» успешно заработал на предприятии «Кюне+Нагель».

База договоров предприятия, которая ведется с 2008 года, загружена в новую систему и удобно структурирована. Решена приоритетная задача проекта — разграничить права доступа к документам. Сотрудники различных подразделений получили доступ только к нужным им данным о клиентах, поставщиках и прочих организациях. Исключены ошибки, ранее связанные с работой с документами «вручную». Удобно и быстро контролируется наличие документов и сроки их сдачи.

Организован  оперативный доступ к документам через Web-приложение, что в итоге ускорило работу с клиентами. Доступны данные не только по статусу работы с клиентами, но и по видам оказываемых услуг, местонахождению офисов клиентов и партнеров. Информация стала быстрой, доступной и актуальной. Оперативно оформляются документы, необходимые для сотрудничества с новыми клиентами, гарантировано своевременное продление соглашений с текущими заказчиками.

Прежде формирование отчетов по действующим договорам занимало несколько дней работы с табличными данными. Сегодня такой отчет доступен буквально в несколько кликов мышью. Сотрудники уделяют больше времени работе с клиентами, непрерывно улучшают сервис и генерируют новые интересные предложения. 

1С-Рарус

г. Москва, Дмитровское шоссе, 9Б,
Москва 127434,
Россия

Рассылка

Powered by PRNEWS.io