1С-Рарус

«1С-Рарус» объединила в систему электронного документооборота 22 бизнес-единицы ПАО «Татнефть»

Специалисты казанского офиса «1С-Рарус» завершила первый этап масштабного проекта по внедрению системы электронного документооборота (ЭДО) в ПАО «Татнефть». Система объединила 22 структурных подразделения предприятия, позволяя обмениваться документами с около 100 сторонними компаниями. Более двух с половиной тысяч сотрудников компании — пользователей системы ЭДО ежедневно создают, отправляют, согласовывают и ищут необходимые документы в системе. Объем документооборота в годовом исчислении к концу проекта составил около 250 тыс. документов. По экспертной оценке, затраты на ведение учета были сокращены на 25-30%.

ПАО «Татнефть» — одна из крупнейших российских нефтяных компаний, международно признанный холдинг. В составе производственного комплекса компании стабильно развиваются нефтегазодобыча, нефтепереработка, нефтехимия, шинный комплекс, сеть АЗС и блок сервисных структур. «Татнефть» также участвует в капитале компаний финансового (банковского и страхового) сектора. 

Ежедневно в ПАО «Татнефть» тысячи сотрудников работают с документами. Временные затраты на создание, согласование и поиск необходимых документов, а также их заверенных копий, были немалыми.

Для создания системы электронного документооборота были выбраны решения «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:Клиент ЭДО», которые планировалось объединить в одну систему ЭДО-Татнефть и интегрировать с учетными системами предприятия. проекта доверили осуществить казанскому офису «1С-Рарус», который является надежным партнером нефтехимической компании.

Проект стартовал с автоматизации управления «Татнефтеснаб», которое обеспечивает снабжение продукцией производственно-технического назначения, взаимодействует с десятками тысяч поставщиков, приобретает необходимые товарно-материальные ценности и передает их подразделениям «Татнефти». Для оформления этих сделок необходимо создавать, согласовывать, подписывать и отражать в учете многие тысячи документов. 

В ходе проекта реализованы следующие функции:

  • Автоматизирован процесс согласования первичных бухгалтерских документов;

  • Настроена подпись документов усиленной квалифицированной электронной подписью;

  • Отлажен обмен подписанными документами;

  • Произведена интеграция с учетной системой SAP;

  • Разработана дополнительно новая электронная форма накладной «M-15», внутреннего «Акта об оказании работ и услуг».

На первом этапе проекта был организован обмен юридически значимыми документами между Управлением «Татнефтеснаб» и одним из его основных партнеров — компанией «ТМС-групп», входящей в нефтесервисный холдинг «Таграс».

На втором этапе проекта к системе электронного документооборота с Управлением «Татнефтеснаб» были подключены все предприятия холдинга «Таграс».

На третьем этапе был автоматизирован обмен документами внутри компании — между Управлением «Татнефтеснаб» и другими структурными подразделениями ПАО «Татнефть».  

Масштабы работ:

  • Переведено в электронный формат порядка 250 тысяч бумажных документов;

  • Предоставлен мгновенный доступ в информационные системы к юридически значимой информации;

  • Обеспечен к моменту запуска системы обмен с 73 сторонними компаниями по утвержденным ФНС России форматам электронных документов: акт приема-сдачи выполненных работ, ТОРГ-12, счет-фактура;

  • Реализована возможность электронного подписания документов при помощи электронно-цифровой подписи (ЭЦП);

  • Упрощено движение информации в электронном виде, что приводит к экономии времени на обмен документами внутри подразделений компании.

В результате была создана централизованная система формирования, согласования, обработки и хранения документов, в которой в настоящее время работают офисные сотрудники и руководство холдинга. Всего автоматизировано 2600 рабочих мест в одной информационной системе.

Объем бумажного документооборота с контрагентами существенно сократился. Протокольно был утвержден формат электронной накладной М-15 по отпуску материалов на сторону и перемещению их внутри компании. В январе 2016 года по этой форме было составлено около 2500 документов. 

По словам Рамиля Ахметовича Ахметшина, заместителя главного бухгалтера по информационному обеспечению ПАО «Татнефть»: «В настоящее время идут работы по бесшовной интеграции ЭДО-Татнефть с учетными системами предприятия — «1С» и SAP. Эта интеграция основана на технологии веб-сервисов, когда система ЭДО информирует учетную систему об изменениях статусов тех или иных документов (документ отклонен, подписан, отклонен с другой стороны получателем, подписан получателем и т.п.), на основании этих статусов в учетной системе автоматически формируются те или иные проводки. При такой схеме работы в учете фактически будет отражаться реализация только по подписанным документам, что приведет к существенной минимизации в бухгалтерском учёте корректировочных операций. Это позволит существенно сократить трудозатраты, снизить налоговые риски и уменьшить количество уточняющих документов для налоговой инспекции». 

В ближайшее время планируется подключить к системе ЭДО и дочерние предприятия ПАО «Татнефть». Руководство компании заинтересовано в привлечении максимального количества своих контрагентов к электронному обмену.  

По экспертной оценке, благодаря внедрению системы электронного документооборота (ЭДО) затраты на работу с документами были сокращены на 25-30%. Это приведет к сокращению объема по ручному вводу и проверке бумажных документов. В том числе удалось избежать ручной сверки документации благодаря распределенной системе ввода документов по местам инициирования хозяйственных операций.

Как уточнил Рамиль Ахметович Ахметшин: «Совместно со специалистами казанского офиса «1С-Рарус» был разработан и утвержден протокольно формат электронной накладной М-15, товарная накладная для перемещения материальных ценностей внутри компании. Это форма используется только внутри «Татнефти». Для взаимоотношения со сторонними организациями согласно учетной политики используется ТОРГ-12. Таким образом, отпала необходимость оформления данных операций на бумаге. 

Задача на ближайшую перспективу — автоматическая загрузка входящих от контрагента документов и формирование по ним проводок после подписания документа. Это позволит минимизировать затраты на внутреннюю проверку и сверку документов. В планах — также создание мобильного решения для руководителей компании с целью подписания документов ЭЦП с мобильного устройства».

1С-Рарус

г. Москва, Дмитровское шоссе, 9Б,
Москва 127434,
Россия

Рассылка

Powered by PRNEWS.io